PSIKOLOGI: Mengelola Waktu

Sumber: KOMPAS
Agustine Dwiputri (Sumber: KOMAPS/ARSIP PRIBADI).

Ada masa-masa di mana terlalu banyak hal yang harus kita lakukan, namun terlalu sedikit waktu yang tersedia.

Misalnya, minggu depan kita harus menyelesaikan laporan kegiatan tengah tahun di kantor, di saat yang sama pengemudi dan asisten rumah tangga belum kembali dari mudik, rambut sudah perlu dirapikan atau dipangkas, mobil sudah harus dibawa ke bengkel, sementara keadaan rumah juga tampak berantakan.

Kondisi ini dapat menimbulkan frustrasi, stres, dan berdampak besar pada keberhasilan yang ingin diraih. Karena itu, betapapun terbatasnya, kita perlu belajar mengelola waktu secara lebih cermat dan efisien.

Dari seri buku Harvard Business Review dengan judul Managing Time(2014) dikatakan bahwa pengelolaan waktu yang baik selalu didasarkan pada adanya persiapan. Begitu Anda menetapkan tujuan, prioritas, dan mengembangkan sebuah rencana, sepertinya akan lebih mudah untuk bertahan dengan semua itu. Tetapi, seperti yang bisa diduga, meski Anda telah menginvestasikan waktu dalam mempersiapkannya, semua tidak selalu lancar dijalani. Walaupun Anda sangat terorganisasi dan punya disiplin diri, biasanya tetap saja ada penghalang saat menjalaninya, dan ada kemungkinan Anda akan kembali pada kebiasaan buruk yang dimiliki.

Menurut penjelasan buku tersebut, biasanya kelemahan dan tantangan yang menyebabkan kita menyimpang dari rencana yang telah ditentukan mencakup tiga hal, yaitu tenggat (deadline), kecenderungan untuk menunda (prokrastinasi), dan adanya interupsi. Kita perlu mengelola ketiga tantangan ini sehingga kita tetap berada pada jadwal yang ada.

1. Mengelola tenggat

Tenggat untuk suatu proyek besar bisa menakutkan. Hal ini terutama berlaku jika kita memiliki banyak pekerjaan lain di kehidupan. Jadwal, kolega, dan proyek kita mungkin akan menyulitkan jika tenggatnya tidak dikelola secara baik. Ada beberapa cara membuat tenggat:

– Merencanakan dari awal

Ketika pertama kali mendapat tugas, kita biasanya secara spontan membuat perkiraan jangka waktu penyelesaian tugas, namun kemudian cenderung tidak memikirkannya lagi. Dampaknya ternyata kita membutuhkan waktu lebih lama sehingga tenggat yang telah ditetapkan semula menjadi terlewatkan. Situasi semacam ini dapat dengan mudah dihindari dengan perencanaan yang ketat. Cobalah untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tugas tersebut serta cara untuk melakukannya. Begitu kita memahami seluruh cakupan pekerjaan dan jangka waktu yang diperlukan, mulailah menyusun jadwal dan mengerjakannya mulai dari awal. Buatlah cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya dengan tenang dan nyaman.

– Mengurutkan dari yang berat ke ringan

Jika tugas terasa sangat berat, urutkan tugas tersebut sehingga setiap bagian tugas menjadi lebih singkat dan mudah. Artinya, mulailah dengan tugas yang paling sulit serta memakan waktu, dan akhiri dengan tugas yang paling ringan. Hal ini akan mempertahankan semangat kerja agar tetap tinggi sepanjang proses pengerjaannya. Jika ternyata kita terlambat dari jadwal yang telah ditentukan, kita akan dapat segera menyesuaikan diri dan mengejarnya sehingga tetap dapat menyelesaikannya tepat waktu.

2. Mengatasi kebiasaan menunda

Kita semua pasti sering menunda pekerjaan, terlebih jika kita kurang menyukai tugas tersebut. Dengan memahami alasan kita suka menunda, dapat membantu menghentikan kebiasaan tersebut. Acap kali hal itu disebabkan kita tidak menginginkan tugas tersebut, kita tidak terlalu ahli mengerjakannya, atau tugas tersebut terlalu menakutkan. Karena itu, begitu ada dorongan untuk menunda, tanyakan kepada diri sendiri mana yang menjadi penyebabnya. Jika sudah ditemukan, cobalah memilih salah satu cara di bawah ini untuk mengatasinya.

– Tetapkan tenggat

Tenggat membuat kita bertanggung jawab, jadi akan sangat membantu jika kita tidak ingin melakukan sesuatu. Tenggat berguna untuk proyek yang lebih besar yang juga terlalu menakutkan, pilah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, dan tetapkan tenggat untuk masing-masing tugas. Setiap potongan tugas menjadi lebih mudah untuk dijangkau, dan kita lebih tahu kapan perlu menyelesaikannya.

– Mulai dari yang kecil

Apabila kita menghadapi tugas yang besar dan sulit, rasa takut biasa tampil. Namun, rasa takut akan berkurang saat kita benar-benar mulai mengerjakannya. Kuncinya adalah mulai dari yang kecil. Misalnya kita takut akan tugas presentasi. Coba kerjakan dahulu hal sederhana, seperti menyiapkan dahulu materinya, jangan langsung membayangkan berbicara di depan orang banyak, hal itu pasti menakutkan. Jangan memikirkan bahwa kita harus mengatasi seluruh persiapan tugas sekaligus. Kita dapat mencari informasi, mencatat, atau melakukan curah pendapat dengan sesama rekan. Anggap saja hal itu sebagai suatu pemanasan. Sesudah merasa nyaman, kita akan lebih mudah menyelesaikan sisa tugas tanpa takut dan ragu.

– Meminta bantuan

Jika mengalami masalah dengan sesuatu, mintalah rekan kerja untuk membantu. Rekan kerja adalah sebuah sumber yang acap kali tidak banyak kita manfaatkan; sebagai gantinya kita berjuang sendiri, lalu terjebak dalam rasa tidak mampu. Tetapi, jika seorang rekan dapat memberikan suatu jawaban cepat atau mengarahkan kita ke arah yang benar, atau bahkan mendengarkan kita berbicara mengenai suatu pemikiran, kita akan belajar sesuatu dan akan membantu membangun suatu relasi dengannya.

– Anggap tugas sebagai suatu permainan

Apabila suatu tugas dirasa sedikit dan membosankan atau terlalu biasa sehingga tidak menimbulkan rasa puas setelah menyelesaikannya, biasanya kita juga akan cenderung menundanya. Misalnya pekerjaan mengisi formulir laporan pengeluaran atau merapikan mainan anak. Buatlah pekerjaan tersebut menjadi semacam permainan, dimulai dengan mengumpulkan tugas serupa, kemudian tantang diri sendiri untuk menyelesaikannya dalam jangka waktu tertentu dengan memasang alarm. Jika tugas bisa terselesaikan tepat waktu, beri hadiah kecil untuk diri sendiri. Namun, jika ternyata membutuhkan lebih banyak pemikiran dan perhatian, buat seolah-olah ada babak permainan selanjutnya.

3. Menghindari interupsi

Interupsi sering muncul dalam berbagai bentuk, seperti membuka dan menjawab notifikasi e-mail, media sosial, bahkan menghadiri rapat. Kita harus dapat memilah secara cermat mana yang memang perlu disegerakan, mana yang dapat dihindari sehingga tidak menyalahi jadwal yang telah dibuat sebelumnya. Harian KOMPAS

Be the first to comment

Leave a Reply